Manual
de Rotaract
La
Gestión de un Club Rotaract 2
Capitulo 5
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Organización
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El
cargo de presidente
Dada
su condición de líder, el presidente deberá ofrecer a los socios
oportunidades para el desarrollo del liderazgo, además de velar por
la triunfal promoción y ejecución de los proyectos de Servicio en la
Comunidad e Internacional emprendidos por el club. El presidente evalúa
los conocimientos, experiencia y aficiones de los socios y los pone a
la disposición de los proyectos del club. El presidente sirve tanto
al club como a su cuadro social. Rotaract es una organización que
funciona de persona a persona, en el terreno del desarrollo de los
clubes y también de sus proyectos.
El
presidente se responsabiliza por el buen funcionamiento del club,
delega responsabilidades, y cumple los plazos previstos. El presidente
deberá trabajar en forma organizada, cosa que significa que tan
pronto como sea posible, deberá completarse un plan para el año de
ejercicio de su cargo. El "Resumen de los planes y objetivos de
Rotaract" de la página 51 ofrece las pautas para el desarrollo
del plan de dicho año.
El
presidente deberá asimismo mantener comunicación regularmente con el
Club Rotario patrocinador (a través de las actividades y reuniones
conjuntas), el representante distrital de Rotaract (mediante la
participación en actividades y reuniones distritales) y Rotary
International (a través de la participación en la reunión de
Rotaract previa a la convención y de los informes anuales). Deberá
distribuirse al club patrocinador (o los clubes patrocinadores), al
representante distrital de Rotaract y a Rotary International, un boletín
que enfatice los más destacados proyectos y actividades del club. Los
Clubes Rotaract que no mantienen comunicación con su patrocinador (o
sus patrocinadores), el RDR y RI son frecuentemente declarados
disueltos, siendo consiguientemente eliminados de los registros
distritales e internacionales.
Rotary
International se comunica con los Clubes Rotaract a nivel mundial a
través de El mundo de Rotary y el envío de material relativo a la
convención. Estos envíos incluyen el formulario "Informe anual
de Rotaract" y datos estadísticos, materiales sobre los nuevos
programas de RI, información actualizada sobre Rotaract, además de
datos concernientes a la reunión anual de Rotaract previa a la
convención.
Los
clubes que reciban El mundo de Rotary son aquellos cuya información
consta debidamente en la Secretaría y son, por consiguiente,
considerados clubes activos. Si su club no recibe esta publicación, póngase
en contacto con la Oficina Central de la Secretaría de RI, e informe
inmediatamente sobre la dirección actual del club.
Al
remitir esta información, su club sigue formando parte de la red
internacional de Clubes Rotaract que figuran en los registros de
Rotary International.
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Preparación
para las reuniones
Una
buena reunión del club anima a los socios a dedicar su tiempo y energía
a los proyectos y las actividades del club. Si las reuniones
celebradas son demasiado largas, mal organizadas, aburridas o
convocadas para días u horas inconvenientes, alejarán a los socios,
con la consiguiente disminución de la participación en todas las demás
actividades del club.
El
presidente deberá adoptar extremo cuidado en la organización de
reuniones, con una concisa agenda en la cual se incluyan los puntos a
ser tratados y el límite de tiempo autorizado para ello. Los asuntos
que requieran una prolongada discusión deberán ser revisados por la
junta directiva y ser presentados con su recomendación. Los informes
deberán ser de carácter informativo, breves y concisos. El
presidente deberá requerir que tanto los presidentes de los comités
como los demás socios presenten sus respectivos informes.
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Programas
de las reuniones
El
factor fundamental de interés de las reuniones es el programa
especial. Aunque el presidente deberá examinar la totalidad del
contenido del programa, es posible que decida nombrar un presi- dente
para la planificación de las reuniones destinado a organizar los
programas del año, o solicitar a otros socios que cada año organicen
el programa de una reunión. Tales programas deberán contar con la
presencia de expertos en diversas especialidades, de la comunidad o de
la universidad, destacados líderes empresariales o invitados
internacionales; podrán asimismo incluir viajes a sitios de interés
histórico, negocios, fábricas, información actualizada sobre los
programas y proyectos de Rotary. El formato del programa deberá ser
suficientemente variado (discursos, mesas redondas, debates, videos,
diapositivas, esparcimiento y viajes) a fin de mantener su dinamismo e
interés. Cuantos más rotaractianos participen en la planificación
de los programas para las reuniones durante el año, mejores serán
las posibilidades de que dichos programas revistan un carácter
renovador y original. No olvide que el Club Rotario patrocinador puede
dar origen a programas sumamente interesantes.
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El
Presidente tiene a su cargo las siguientes responsabilidades:
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Preside
todas las reuniones del club y su junta directiva.
-
Instrumenta
los planes del club y sus objetivos del año.
-
Con aprobación de la
directiva, nombra a todos los comités permanentes y especiales.
-
Con
la ayuda del vicepresidente, vigila la evolución de las
actividades de los comités.
Mantiene
la comunicación con el representante distrital de Rotaract y con
Rotary International.
-
Verifica
que la cuota anual de los Clubes Rotaract a RI, equivalente a 20 dólares
estadounidenses, obre en poder de la Secretaría de RI a más
tardar el 1 de setiembre.
-
Coordina
la promoción de proyectos y actividades de Rotaract, a fin de
darles publicidad a nivel local mediante la distribución de
comunicados de prensa.
-
Impulsa
la promoción internacional de los proyectos a través de El mundo
de Rotary y la revista THE ROTARIAN, remitiendo informes anuales
sobre los proyectos y fotografías a la Oficina Central de la
Secretaría de RI.
-
Remite,
antes del 1 de abril, a la Oficina Central de la Secretaría de RI
nombre, dirección, números de teléfono y FAX de los
rotaractianos que planeen asistir a la reunión anual de Rotaract
previa a la convención.
-
Emite
un boletín del club y lo hace circular entre el cuadro social del
propio club y a nivel de la comunidad.
-
Organiza
actividades para el fomento profesional.
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Posible
modelo para este tipo de Agenda
APERTURA
(himno, jura de la bandera o costumbre local) : 5 minutos
PALABRAS
DEL PRESIDENTE: 5 minutos
1.
Presentaciones (invitados y Rotarios)
2.
Presentación de los nuevos socios
3.
Recordatorios, anuncios
ASUNTOS
OFICIALES: 20 minutos
4.
Informe del secretario
5.
Informe del tesorero
6.
Informe del comité, si es necesario
7.
Asuntos nuevos y antiguos
PROGRAMA:
15 minutos
8.
Presentación del presidente del programa
9.
Orador, película, etc.
CLAUSURA:
5 minutos
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