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El
cargo de
tesorero
Como
cobrador y distribuidor de los fondos del club, el tesorero es
responsable por la solvencia y la estabilidad financiera del club;
deberá asimismo aplicar los debidos procedimientos contables en forma
consecuente y con máxima exactitud, a fin de establecer las bases
para la política fiscal del club.
El
tesorero, conjuntamente con la junta directiva, establece el
presupuesto, cobra las cuotas y todos los demás fondos recaudados por
el club, pagando todas las cuotas del club y haciendo efectivos los
reembolsos por gastos imputables al club. Al prepararse para cumplir
su cometido, el tesorero deberá reunirse con su antecesor en el
puesto, además de consultar al tesorero del Club Rotario y un
contador público titulado. A continuación se indica un posible
modelo a seguir:
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En
los asientos de su banco deberán constar la cantidad depositada o
retirada y el saldo resultante.
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Los
asientos de los desembolsos deberán reflejar a quién le fue
emitido cada pago, para qué partida de gastos y la
correspondiente autorización para realizar el desembolso.
El
informe sobre el estado de las finanzas del club deberá reflejar:
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la
cantidad disponible al comienzo y final del mes;
-
los
comprobantes de las transacciones efectuadas durante el mes,
incluido el origen de las mismas, indicando si se trata de cuotas,
venta de artículos, ingresos de un proyecto, etc.;
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los
desembolsos efectuados durante el mes, indicando también a quién
le fue emitido cada pago y en qué concepto;
-
un
informe de fin de año, que deberá ser entregado al club (además
del próximo secretario y tesorero del club), resumiendo el
funcionamiento durante el año. Tanto este informe como los informes
periódicos deberán formar parte de los registros permanentes del
club.
Los
desembolsos deberán efectuarse a través de una cuenta corriente que
ofrezca el asiento automático de las operaciones realizadas, así como
también un comprobante por cada transacción (el cheque cancelado). En
todo cheque se requieren dos firmas. No deberá efectuarse desembolso
alguno sin la aprobación de la directiva, aunque hay clubes que, hasta
cierto límite, permiten el pago de facturas de cuantía reducida.
Llevar
registros y administrar los fondos del club es una responsabilidad muy
seria que requiere una continua revisión. A menudo, los Clubes Rotaract
deciden nombrar a un segundo tesorero para asistir al primero en el
desempeño de sus tareas a la par que se prepara para ejercer el cargo.
De esta manera, se garantiza la continuidad en el cargo y el concurso de
una persona capacitada para reemplazar al tesorero cuando éste deba
ausentarse.
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