Manual
de Rotaract
La
Gestión de un Club Rotaract 5
Capitulo
8
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Los
comités de los Clubes Rotaract
Los
comités de los clubes pueden aliviar la carga de trabajo del presidente; éste
podrá trabajar conjuntamente con los comités cuando se trate de asuntos de
importancia crucial sin perjuicio de delegar en los presidentes de los comités
la responsabilidad de la implementación y seguimiento de proyectos.
Con
frecuencia se da el caso de un presidente de club que organiza un Comité de
Dirección integrado por todos los presidentes de los comités y el
vicepresidente del club. El Comité de Dirección coordina las actividades y los
proyectos del club con los aspectos financieros, promocionales, y de aumento del
número de socios, facilitando asimismo las tareas de seguimiento a efectuar por
los comités.
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Sugerencias
para la efectiva conducción de las reuninones de los Comités
-
Antes
de la reunión, distribuir una agenda de manera tal que los socios puedan estar
preparados. (La agenda servirá asimismo como recordatorio para la reunión
convocada).
-
Contactar
personalmente a los socios que presentarán informes.
-
Procurar
que las reuniones sean cortas y se ajusten al tema.
-
Llevar
los registros en forma concisa y con exactitud, a fin de preparar el informe al
presidente.
-
Solicitar
las opiniones de todos los miembros del comité.
-
Seguimiento
de la ejecución de las tareas asignadas a todos los integrantes del comité.
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Nombramiento
de los comités
El
presidente designa cinco comités permanentes, conforme a lo indicado en los
Estatutos prescritos a los Clubes Rotaract (Comités de Servicio en el Club,
Servicio Internacional, Servicio en la Comunidad, fomento profesional y
Finanzas), además de los comités especiales cuya creación se juzgue
necesaria. Los nombramientos deberán basarse en las siguientes consideraciones:
calificaciones individuales; requisitos para el cargo; experiencia en Rotaract;
disponibilidad (teniendo en cuenta sus compromisos no rotaractianos) ; y la
aprobación de la junta directiva.
El
presidente del comité deberá poseer una clara comprensión de las
responsabilidades y objetivos del comité a su cargo, y atender a consultas
sobre la selección de sus integrantes.
Los
comités deberán reunirse al menos una vez por mes y establecer un horario para
las reuniones, de manera tal que los socios puedan planificar su calendario de
actividades para tales fechas. Al menos una vez al mes, el presidente de cada
comité deberá remitir al presidente del club un informe sobre la evolución de
las actividades del organismo a su cargo. Las actividades del comité y los
gastos derivados requerirán la aprobación de la directiva.
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Comité
de Servicio Internacional
Se
requiere que cada Club Rotaract lleve a la práctica un proyecto de Servicio
Internacional al año, conforme a lo estipulado en los Estatutos prescritos a
los Clubes Rotaract. Estos proyectos tienen como principales objetivos el
desarrollo de una labor conjunta entre los Clubes Rotarios y Rotaract a fin de
mejorar las condiciones de vida de los habitantes de otro sector del mundo y
fomentar la comprensión internacional a nivel de cada Club Rotaract y de la
comunidad en la cual actúa.
Para
que los proyectos de Servicio Internacional obtengan el éxito previsto, es
menester que previamente a su puesta en marcha se efectúe una cuidadosa
planificación. Es posible que la inversión económica necesaria sea bastante
elevada, aspecto que requiere que los clubes emprendan solamente aquellos
proyectos que puedan financiar. Dado que cada proyecto emprendido debe ser
completado en el transcurso del año rotaractiano, deberá establecerse
comunicación a principios del año, con el Club Rotario o Rotaract situado en
el país en el cual se desarrollará el proyecto. De esta manera dispondrán los
rotaractianos del club del tiempo suficiente para visitar, cuando fuera posible,
la sede del proyecto, brindándose asimismo la ocasión para el establecimiento
de amistades de carácter internacional entre los socios de uno y otro club.
RI
y La Fundación Rotaria ofrecen numerosos recursos para el fomento de los
proyectos de Servicio Internacional, incluidos la Lista de intercambio de
proyectos de Servicio en la Comunidad Mundial (SCM), el boletín de la Red de
Información sobre Donaciones en Especie (RIDE), los Subsidios para Voluntarios
de Rotary, las Subvenciones Compartidas, las Subvenciones 3-H, y los Subsidios
Discovery del Fondo Especial Carl P. Miller. En el Capítulo 5 podrá encontrar
información adicional sobre estas actividades.
Muchos
Clubes Rotaract proporcionan ayuda a proyectos de Servicio en la Comunidad a
desarrollarse en otros países, como parte de un proyecto de SCM, y solicitan
financiación del programa Voluntarios de Rotary destinada a sufragar los gastos
derivados de la participación en un proyecto de quienes aporten voluntariamente
sus servicios profesionales durante un mínimo de cuatro semanas. Otros
prefieren iniciar intercambios con Clubes Rotaract ubicados en otros países,
desarrollando así una experiencia cultural directa y entablando amistades con
otros rotaractianos. Posiblemente, uno de los aspectos más interesantes de
Rotaract sea la realización de proyectos internacionales, irrepetibles
oportunidades que llevan asimismo a forjar perdurables amistades entre personas
de diversas nacionalidades.
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EJEMPLOS
DE LAS ACTIVIDADES DE RECAUDACIÓN DE FONDOS MÁS POPULARES EN ROTARACT
-
Marchas,
excursiones en bicicleta y escaladas de montañas, travesías para las cuales
los rotaractianos cuenten con patrocinadores que aporten una determinada suma de
dinero por cada milla o kilómetro recorrido;
-
sorteos,
bingos y celebraciones benéficas;
-
subastas
jocosas de valiosos recuerdos del club;
-
celebraciones
festivas, bailes de gala, o reuniones sociales para las cuales se cobre una
entrada con fines benéficos.
Recuerde
que para toda actividad de recaudación de fondos emprendida por un Club
Rotaract deberá claramente especificarse cómo se utilizarán los fondos
obtenidos.
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Comité
de Finanzas
El
tesorero deberá presidir el Comité de Finanzas y ayudar a organizar sus
actividades, enfocadas principalmente en la recaudación de fondos y el cobro de
las cuotas.
Todos
los planes destinados a la recaudación de fondos o el subsidio de proyectos son
coordinados por el Comité de Finanzas. Dado que la principal fuente de
financiación de los proyectos procede de la comunidad, los integrantes del
comité deberán mantener estrechos vínculos con las empresas de la localidad,
adoptando las medidas pertinentes para que dichos negocios se familiaricen con
Rotaract.
Una
vez obtenida la atención de la comunidad, se logrará también el apoyo económico.
Procure poner en marcha novedosos proyectos de recaudación de fondos que sean
lo suficientemente llamativos para servir a dicho propósito. El Club Rotario
patrocinador podrá sugerir excelentes ideas para la recaudación de fondos. Es
posible que pueda poner al Club Rotaract en contacto con empresas que estarían
dispuestas a patrocinar las actividades de Rotaract a cambio de publicidad
gratuita. Cuanto mayor sea la participación de la comunidad o la universidad en
las actividades rotaractianas, más fácil será lograr las contribuciones económicas
necesarias.
El
cobro de las cuotas es otra de las importantes responsabilidades de este comité.
Además de cobrar las cuotas de afiliación al club, el Comité de Finanzas podrá
encargarse de la cobranza de las cuotas adeudadas al distrito. Estas cuotas podrán
ser cobradas a través de una jornada de recaudación de fondos o incluidas
dentro del pago de las cuotas de afiliación al club. El Comité de Finanzas
deberá comunicarse con el representante distrital a fin de averiguar si el
distrito requiere el pago de cuotas por parte de los clubes y quién debe asumir
la responsabilidad del cobro de las mismas. Antes del 1 de setiembre, el Comité
de Finanzas deberá enviar directamente a Rotary International el pago de la
cuota anual, equivalente a 20 dólares estadounidenses, o por intermedio del
representante distrital de Rotaract.
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Comité
de Servicio en la Comunidad
El
Comité de Servicio en la Comunidad del club organiza y lleva a cabo al menos un
proyecto de Servicio en la Comunidad al año, conforme a lo estipulado en los
Estatutos prescritos a los Clubes Rotaract. Este proyecto deberá ser
debidamente planificado para satisfacer una importante necesidad a nivel de la
comunidad; crear avenidas para la colaboración con otras organizaciones que
prestan su apoyo a la comunidad; y publicitar los ideales de Rotary y Rotaract a
los efectos de aumentar la concientización sobre los asuntos comunitarios.
Entre
las áreas del Servicio en la Comunidad especialmente recomendadas por la Junta
Directiva de RI para los proyectos de los Clubes Rotarios y Rotaract, se incluye
la promoción de la alfabetización, ayuda a la tercera edad, prevención de la
drogadicción, y la protección del medio ambiente. Véase el Capítulo 5, donde
se sugieren ideas para utilizar debidamente los recursos de Rotary International
y La Fundación Rotaria, a los efectos de planificar su proyecto de Servicio en
la Comunidad.
El
presidente del Comité de Servicio en la Comunidad deberá completar la porción
correspondiente al Servicio en la Comunidad incluida en el "Informe anual
sobre los proyectos de Rotaract", remitiendo dicho informe (acompañado de
fotografías y artículos informativos) a la Oficina Central de la Secretaría
de RI.
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Comité
de Servicio en el Club
El
Comité de Servicio en el Club se ocupa fundamentalmente del aumento del número
de socios, aspecto que abarca la promoción del crecimiento del club, el
mantenimiento de un cuadro social equilibrado en cuanto a edad, sexo y
profesiones, y la implementación de actividades para la capacitación de los
socios y el desarrollo del liderazgo.
Dado
que los socios cercanos al límite máximo de edad año a año abandonan el
club, el crecimiento depende de la efectividad desplegada en la captación de
nuevos socios. Es importante también para la estabilidad de un club, el atraer
a socios de ambos sexos y diversas edades, cuyo historial de estudios y
experiencia profesional sea suficientemente variado.
La
responsabilidad por la capacitación y el desarrollo del liderazgo de los socios
recaerá también en el Comité de Servicio en el Club. Asegúrese de brindar a
todos la oportunidad de dirigir un proyecto del club, asignando las
responsabilidades de liderazgo en forma rotativa entre los socios del club y
alentando a los nuevos socios a tomar parte en ellas tan pronto como fuera
posible. Procure además que entre los funcionarios del club haya una proporción
equilibrada entre los socios de mayor y menor edad. Todos los socios deberán
recibir la "Guía para los socios de Rotaract".
En
los distritos donde sólo haya un Club Rotaract, el Comité de Servicio en el
Club deberá asimismo cooordinar su labor con los Clubes Rotarios vecinos, a los
efectos de programar actividades y proyectos conjuntos de los Clubes Rotarios y
el Club Rotaract, y de organizar nuevos clubes.
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IDEAS
PARA AYUDAR AL AUMENTO DEL NÚMERO DE SOCIOS
-
Convocar
una jornada anual de aumento del número de socios en la cual se requiera que
cada socio invite al menos a una persona.
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Invitar
a colegas a participar en proyectos de servicio o actividades sociales, y
eventualmente proponerles que ingresen en Rotaract.
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Organizar
actividades sociales que tengan lugar con posterioridad a la reunión del club
y, acto seguido, proponer a los invitados que intervengan en la gestión de los
asuntos oficiales y aspectos sociales de Rotaract.
-
Solicitar
a los socios del Club Rotario patrocinador que recomienden socios en potencia.
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Elaborar
una lista de destinatarios con los nombre de socios en perspectiva a fin de
mantenerlos informados sobre futuros eventos.
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Publicitar
las actividades del club en los tablones de anuncio de )os recintos
universitarios, principales empresas, iglesias, o centros comunitarios.
-
Establecer
contacto con ex socios de Clubes Interact, estudiantes de Intercambio de Jóvenes,
participantes en Seminarios de Rotary para Líderes Jóvenes, integrantes de
equipos de Intercambio de Grupos de Estudio y becarios de La Fundación Rotaria,
e invitarlos a hacerse socios. (El Club Rotario o distrito patrocinador podrá
suministrarle nombre, dirección y número telefónico de los ex participantes
en dichos programas).
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