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Reunión del Club
1.
El presidente del Club, o quién preside la reunión desarrollará el
programa previsto para el mismo, evitará interrupciones de los señores
socios y/o presentes que no hagan al programa en desarrollo. De
existir alguna información de algún/os socio/s, se sugiere que la
misma sea efectuada antes del comienzo del programa de la reunión,
debiendo el/lo interesado/s, solicitar al presidente el
correspondiente permiso
2.
Debe mantener el respeto por los horarios, tanto al inicio como el de
la finalización de la reunión; la duración de esta se estima
prudente entre los 90 minutos y los 120 minutos
3.
Es altamente recomendable que el presidente solicite a los socios e
invitados, por una indumentaria personal correcta; es decir, adecuada
a la calidad que debe revestir toda reunión rotaria y acorde al período
estacional de la misma.
4.
Es recomendable que las reuniones se realicen en lugares confortables,
bien iluminados y aereados; una decorosa presentación de la mesa con
todos los atributos que hacen al protocolo de la reunión rotaria
(campana, banderas, mástiles, pabellones, banderines, cuadro de Paul
Harris si se posee, rueda rotaria, etc.). Es recomendable la
presentación de la mesa en
cuanto
a vajilla (mantelería en buenas condiciones, cubiertos, vasos,
servilletas, copas, jarras, botellones, ceniceros, decoraciones
florales, etc.)
5.
La disposición de la mesa de reunión se hará de tal manera que haya
la menor distancia posible entre sus extremos, cualquiera de ellos
sean, con respecto al centro de la mesa cabecera. Se preferirá una
mesa cabecera algo más extendida en lugar de ‘‘peines’’ muy
largos que alejan a los comensales del centro de la reunión.
6.
Es deseable y recomendable que, tanto las intervenciones del
presidente como la de cualquier rotario en la reunión, ellas se
realicen de pié, salvo impedimento físico. Se invitará a hacerlo de
la misma forma a las visitas cuando estas tengan algo que informar en
la reunión.
7.
El toque de campana simboliza el ‘‘toque de atención’’ y, es
muy recomendable que, hasta que no se haya conseguido un silencio
total, no se dé comienzo a la información o parlamento de quién
tenga que hacer uso de la palabra. Este aspecto tendrá que
necesariamente manejarlo el presidente o quien presiden la reunión.
8.
Si un socio o rotario visitante por indisposición u otra alternativa
personal, tiene la necesidad de abandonar la reunión antes de la
finalización de esta, es recomendable que el mismo se dirija al
sitial de la presidencia y solicite el permiso correspondiente para
retirarse. Obtenido el permiso se sugiere retirarse en la forma más
discreta posible. En el saludo al presidente o quien preside la reunión
se entenderá que el mismo es extensivo a todos los presentes.
9.
Cuando una autoridad invitada exprese su necesidad de retirarse antes
de finalizar la reunión (por indisposición, compromiso, etc.) quién
preside procederá a suspenderla momentáneamente, informará a los
presentes de la circunstancia, a las que agregará las suyas la
autoridad en cuestión, luego quien preside acompañará a la visita
que se retira hasta que esta salga totalmente del recinto. Una vez
realizado lo que precede, ocupará su
lugar
y procederá a reanudar la reunión.
10.
Desde su llegada hasta el momento de retirarse, las visitas deben ser
adecuadamente atendidas, evitando por todas las formas posibles que en
algún momento ellas o alguno de ellas queden solas.
11.
Ante la presencia de alguna autoridad de cualquier orden y que no
tenga que ocupar el sitio de Orador, se invitará discreta y
cordialmente a hacer uso de la palabra. Si acepta se le dará entrada
después de la actuación del orador de la noche. Si no acepta debe
respetarse su
decisión.
12.
Toda reunión de un club rotario será presidida por su presidente
natural. En caso de ausencia de este, asumirá la presidencia el
Vicepresidente 1° (ó 2°si lo hay), y así sucesivamente por past
presidente, ex presidente
13.
En caso de indisposición del presidente u otra alternativa que le
imponga abandonar la reunión, asumirá la presidencia en la forma
como se apuntó en el item anterior.
14.
En las ‘‘ reuniones conjuntas conjuntas’’ ’’ de dos o más
clubes rotarios, una vez
izados
los pabellones y realizado las presentaciones de práctica, se
recomienda ofrecer la dirección de la reunión al/los presidente/s
del/los club/es
presente/s, para que desarrolle/n su/s programa/s respectivo/s (por
orden alfabético o importancia circunstancial); retomada la dirección
de la reunión por el presidente del club/anfitrión, este adecuará
su programa e
informes
en relación con lo realizado por el/los club/es que le precedió/dieron,
haciéndolo en forma discreta.
15.
En ocasión de la ‘‘ Visita Oficial del Gobernador de Distrito
Distrito’’ ’’ ’’, la reunión se desarrollará, invitando
el presidente al gobernador a izar el pabellón, en dicha reunión no
habrá otro orador que el gobernador, de quién se espera efectúe o dé
a conocer su mensaje rotario.
16.
Cuando se prevea la asistencia de varios presidentes de clubes
rotarios y que no puedan ocupar todos ellos lugares en la mesa
cabecera, es recomendable preparar una mesa especial para que la
compartan todos ellos y posibilitar así un fluido intercambio de
ideas y conocimientos.
17.
La información de secretaría y la de los distintos comités
intervinientes en el programa, es recomendable que sean sobrias,
concisas, instructivas y, en lo posible de fácil entendimiento para
las visitas no rotarias.
18.
En las ‘‘ reuniones conjuntas conjuntas’’ ’’ ’’, tanto
al inicio como al cierre de la
misma,
deberán ser efectuadas por el presidente del club anfitrión, sin
excepción.
19.
Cuando un club rotario comparta una reunión con otra/s entidad/es que
realicen su reunión en forma distinta a la rotaria, la parte que
corresponde desarrollar al club rotario deberá realizarse teniendo en
cuenta todas las disposiciones y costumbres que hacen al protocolo
rotario.
20.
En las “reuniones conjuntas conjuntas”, si el orador debe ser
presentado por el
presidente
de un club visitante o el orador rotario es de un club visitante, se
procederá de la siguiente manera:
a)
el anuncio de la actuación del orador de la noche lo hará el
presidente del club anfitrión,
b)
luego pedirá al presidente o al rotario del club presentante del
orador, que realice la misma,
c)
a continuación el orador hará uso de la palabra
21.
Cuando el orador con el permiso del presidente del club anfitrión,
solicite o proponga preguntas a los asistentes, es recomendable que
ellas se realicen por escrito a fin de un mejor ordenamiento y evitar
posibles molestias al orador.
22.
Al término de la actuación del orador de la noche, el presidente del
club anfitrión agradecerá su colaboración. En el caso de que el
orador pertenezca o hubiera sido invitado por un club visitante, el
presidente del club anfitrión hará resaltar la circunstancia y
agradecerá la colaboración.
23.
Al término de la reunión el presidente agradecerá la presencia de
las visitas en el orden establecido de prelación, la posible entrega
de material de información rotaria debe ser hecha con discreción
teniendo en cuenta su posible aceptación.
24.
Es condición de todo rotario que concurre a una reunión de un club
donde no sea conocido, presentar su identificación rotaria, en la que
figuran sus datos y su club
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